【ビジネスハック！】無駄な会議を減らすためには？ - 出世はあきらめて30代から手に職をつけてみる

会議は生産性と幸福を奪う

仕事をしていると、会議というのものは避けては通れないもの。

日々仕事をしていると、多くの会議に参加させられます。

そんな会議は、定刻になったら各人が一堂に会し、特定のテーマに沿って話し合いを行うというものです。

定刻にしなければならない以上、予め会議の予定を組まなければならず、それによって会議に参加する人の精神衛生を悪化させる可能性があります。

また、会議に遅刻する人がいたり、話し合いたいテーマに沿った人員が適切に招集されるとは限りません。

このように、会議は自らコントロールできない部分が多いため、参加者のストレスを増大し、幸福を奪っていきます。

とはいえ、すべての会議が「悪」かと言われるとそういうわけではありません。

メールやチャットなどは、交互に文章でのやりとりをしなければならず、コミュニケーションロスが大きく、また、インプリケーションが伝わりにくいという欠点があります。

一方で会議は、それが適切に運営される限りにおいて、リアルタイムのコミュニケーションを行うことができます。

コミュニケーションロスが起こりにくく、インプリケーションも伝わるという点で、ほかのコミュニケーション手段には代えがたいメリットがあるのは確かです。

このように、会議には特有の利点と欠点があります。一方で、会議が「悪者」にされる理由は、会議が「先延ばしの理由」にされているからです。

何らかの問題が発生した場合、解決に向けて各人が業務を遂行する必要があります。

このとき、多くの出席者の時間調整を行い、数日経過した後でなければ開催されない会議まで問題解決に向けた動きがなされないことがあります。

あるいは、会議が招集されることを理由に、それまでの間問題を先送りにしてしまうケースというのが存在します。

このようなことから、会議は「悪者」にされることが多く、生産性を下げるという研究結果まで出てきてしまうというわけです。

このように、利点と欠点を有し、問題解決の先送りの理由にされてしまうことがある会議ですが、そのような会議を減らすためには、「その会議がなぜ問題なのか」をしっかりと把握することが肝要です。

これらに代表される会議の問題点を、具体的な会議に合わせてまずは把握することから始めます。

その上で、会議招集に対して、問題点を指摘し、解決に促す提案を行うのが適切です。

先延ばしにされていると感じたら、より参加人数が少ないクイックな打ち合わせを先に実施することを提案したり、事前共有がなされていなければそれをしてもらうようにお願いをします。

こうしていくうちに、会議の目的とされていた問題が解決してしまい、会議が不要になることもあります。

また、そもそも周囲の人がこれらの問題点を意識できており、無駄な会議の招集がなくなれば、会議に招集される回数は自ずと減っていきます。

他人に行動を要求する場合は、まず自分から。自分が会議を招集する際には、これらの問題点が生じないように意識をしながら、事前情報の共有などを徹底することで、周囲の意識も変わっていきます。

無駄な会議を減らして、生産性と幸福度を高めるためには、まず自分の行動を変える必要があるということです。