予実管理の目的
予実管理とは何か？
予実管理とは、予算と実績を管理することです。
具体的には、KPI項目や損益項目に関して、期初に作成した計画と、実際の数字を比較して、その理由を分析することです。
一般的には、年間計画をベースに月の繁閑などにあわせて作成した「月次計画」とその月の実績を比較し、要因分析を行うことをいいます。
予実管理の目的は？
予実管理をする担当者は、数字とにらめっこする時間が増え様々な帳票から数字を拾ってくる作業を行うことが多いです。
そういった場合、予実管理票を作成することが目的になってしまうことがありますが、予実管理には明確に目的があります。
予実管理の目的は、「様々な要因によって発生する営業利益の増減を分析すること」にあります。
例えば、営業利益が計画通りでも、売上が達成できていなければ、中長期での計画の達成は難しくなることがあります。あるいは、営業利益が未達でも、適切な投資ができていれば、中長期での計画は達成できるかもしれません。
このように、一口に「営業利益」といっても、その増減は様々で、要因によっては継続性に影響が出ます。
こういった要素を細かく分析し、将来の営業利益の増加を図るために、予実管理は行われます。
予実管理のやり方は？
適切な項目の設定
そんな予実管理ですが、数字を拾ってきてまとめるだけでは、ただの情報集約の作業になってしまいます。
大事なのは、適切な項目の設定です。
損益計算書にそのまま乗ってくるような項目はもちろんのこと、プロダクト別の売上と費用や、将来の営業利益に影響してくる適切なKPIなど、予実管理の目的にかなうような項目を適切に設定することは、極めて重要です。
また、数字の集約作業にあまりに時間がかかるようだと、予実管理をして分析をしても、適切な方策が最適なタイミングで打てなくなってしまいます。
適度に数字が集約しやすいというのも、項目設定の大切な要素です。
計画と密接に関連していることを意識する
その上で、それらの項目に対する計画との乖離を数字で表し、細かくその要因を分析するという作業をすれば、予実管理は完了します。
この時大切なのは、計画との関連性を意識することです。
計画を立てた時点で、なぜそのKPIを設定したのかという目的に立ち返り、その達成の是非を問うべきです。
KPI設定のときと全く違う観点で、単に数字の増減だけを追っているようでは、分析とは言えません。
目的にかなうように、しっかりと考え抜くことが重要です。
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