【経営企画って何？】良い会議のファシリテーションとは？ - 出世はあきらめて30代から手に職をつけてみる

なぜ会議をするのか？

企業で仕事をするうえで、会議や打合せというものは、回避することができません。

その理由は、次の三つに集約されます。

会議と言っても、ただ偉い人が集まってダラダラしているわけではなく、そこには何かしらの理由があります。

良い会議とは、この三つの目的に沿った事前の準備や議事進行が、正しく行われている会議を指します。

意思決定が必要ならその前提となる知識が十分に共有されていたり、議論が目的であれば偏った議論にならないよう出席者がアサインされていたり、ということです。

経営企画においては、経営者とそれ以外の関係プレーヤーとの橋渡しをすることが求められます。

経営者からの情報共有を目的とする会議であれば、現場に伝わりやすいように事前に情報を整理するべきです。

また、経営の意思決定をするための会議であれば、後から反対意見が出ないように、事前に出席すべき人を調整するべきです。

経営企画という仕事の性質上、経営者の会議に同席するというケースも多くあると考えられますが、いずれにせよ、目的を具体化しておくことが重要です。

経営企画の立場で会議に出席する場合、議事進行を任せられることもありますが、オブザーバー的に意見出しを求められることもあります。

ファシリテーションというと、議事進行を任せられている人の仕事だと思いがちですが、そうではありません。

会議の目的がどうであれ、会議は出席者全員で作り上げていくものです。

なので、どんな立場でもファシリテーションを意識した行動が求められます。

中でも重要なのが、全員が同じ方向を向くことを意識することです。

意思決定が必要な場合や議論が求められる場合では、得てして出席者は思い思いの発言をしてしまいがちです。

ただ、重要なのは、その場で全員が自分の意見を発散することではなく、会議の目的に合わせたゴールに到達することです。

そのために、「この会議のゴールはどこにしますか？」といった発言をすることで、会議の目的を明確にしたり、「ネクストアクションはどうしますか？」と、会議が終わった後の各人の行動を確認することは、非常に重要です。

また、意外と見落とされがちですが、雰囲気作りも重要です。

「その場にいるとなぜか和む人」という人がいると思いますが、そういう雰囲気を出せるようにし、ギスギスした雰囲気にならないように周囲に気を配ることで、出席者の発言の機会を保全することも大事です。

過度に思い思いの意見を言い合うのも問題ですが、「会議の雰囲気がギスギスしてて発言する空気じゃなかった」という想いにならないようにしましょう。