軽くて安いGoogleスプレッドシート
一般に、スプレッドシートと言えば、Excelと異なり、
- 軽量に使える
- 無料で使える
- 共有がしやすい
といった特徴があるといわれています。
よく比較されるExcelは、基本的に有料でないと使うことはできないですし、かなり機能がリッチです。オフラインで使うことを前提にしており、ある程度の共有はできるものの、処理遅れなどによるディグレードなど、意外と不便です。
最近では、こういった理由から、Googleスプレッドシートを社内の標準仕様にする企業も増えてきており、徐々にスキルが求められるようになってきています。
一方で、Excelとは異なり、機能がまとめられた書籍などは少なく、なかなかスキル習得もしにくいというのが悩みです。
まずは共通点を知る
大半の関数が共通している
そんなGoogleスプレッドシートですが、Excelで対応している関数はほとんど使えるようになっています。
キューブ関数や、一部の経理専用関数など、極めて専門性の高い関数はExcelのみでサポートしていますが、それ以外の、SUMやAVERAGE、○○IF、○○IFS関数など、一般に使われる関数はほとんどGoogleスプレッドシートでも対応しています。
条件付き書式や表示形式も同じ
Excelでもおなじみの、条件付き書式や表示形式の機能も、Googleスプレッドシートも同じく保有しています。
表示形式に関して、Googleスプレッドシートでは、「文字列」ではなく、「書式なしテキスト」という名称になっていますが、例えば「0123」という表示をさせることも可能です。
Excelと同様、「’」を頭に付ければ、自動的に「書式なしテキスト」として認識されます。
逆に、Excelと異なり、全角文字列で入力した数字は、「数値」としてではなく、「書式なしテキスト」として認識されます。
Excelだと、「０１２３４」と入力すると、「1234」（千二百三十四）として認識されますが、Googleスプレッドシートの場合、「０１２３４」という書式なしテキストとして認識されます。
最大の違いはビジュアル重視かどうか
ビジュアル重視のGoogleスプレッドシート
このように、基本的な機能は同じで、互換性の高いExcelとGoogleスプレッドシートですが、最大の違いは、Googleスプレッドシートが「ビジュアル重視」ということです。
例えばExcelでチェックボックスを作ろうとすると、ActiveXやVBAの機能を使って、チェックボックスと連動して動くTRUE/FALSEをセルに入力するという操作をする必要があります。
これに対して、Googleスプレッドシートでは、セルの内容に応じてチェックボックスのチェックを変える「チェックボックス」という機能があります。
入力内容に応じて、自動でTRUE/FALSEが変わるため、チェックボックスを設けているセルを直接参照して、IF文で表示の変更をすることが可能です。
見たたまま印刷できる
また、Googleスプレッドシートは、見たまま印刷できます。
「見える通りに印刷できるExcelを、サンタクロースにお願いする」という笑い話もありましたが、Googleスプレッドシートは、表示されている通りに印刷することができるので、印刷のために細かな調整をする必要はありません。
配列返却が少し違う
このような違いは、Excelはビジュアルではなく、データとしての扱いやすさを優先しているからだと考えられます。
なので、Excelでは、配列をそのまま扱えるようにしており、例えばA1セルに「=B1:B5」と入力すると、A1からA5セルにスピルして表示されます。
細かい話はこちらの記事にて解説しています。
Googleスプレッドシートでは、このような動きはできず、明確に配列を返却するという指示をしないとこのような挙動はできません。
具体的には、「=ARRAYFORMULA(B1:B5)」と入れる必要があります。
まずは使ってみることが肝心
このような内容を前提に、Excelと比較しながら実際に使ってみるのが一番です。
使い方は非常に簡単で、GoogleのトップページやChromeのホーム画面で、右上のメニューからスプレッドシートを選択し、空白のスプレッドシートを立ち上げるだけです。
コメント