【めざせExcelマスターへの道】ワンランク上のショートカット術 - 出世はあきらめて30代から手に職をつけてみる

基本的なExcelのショートカット

Excelに限らず、仕事ができる人は、ショートカットの利用方法が上手な人が多いです。

理由は明確で、マウスとキーボード、キーボードとマウス、という行き来の時間が減るため、作業効率が一気に向上するためです。

そのうち、Excelに限らない最も基本的なショートカットと言えば、次の5つです。

これらはいずれも左手だけで操作できるショートカットで、Excelに限らず、あらゆる場面で利用することができます。

例えば、エクスプローラー上でCtrl＋Zを押すと、直前の操作が取り消されます。

動かしたファイルを元に戻したり、といった際にも用いられるということです。

また、Excelだからこその基本的なショートカットも多数存在します。

代表例は次の5つです。

これらはかなり直感的に使っている人が多いと思います。

使っているうちに自然に身につく者が多く、特にブックの保存や太字など、ほかのアプリケーションで用いられるショートカットと共通するものもあります。

以上は、使っている人も多く、使えたからと入って、「ショートカットが使える」となることはあまりないレベルのものです。

ワンランク上のショートカット術は、単に操作をショートカットに置き換えるだけではありません。

その代表例が、Ctrl＋Wの「ブックを閉じる」です。

一般に、Excelを閉じるときは、右上の「×」マークを押すのが一般的です。

ただ、Excelを一つしか開いていない状態でこれをしてしまうと、Excelのアプリケーション自体を終了してしまいます。

そこから新しいExcelを立ち上げようとすると、「アプリケーションの立ち上げ」＋「ブックの立ち上げ」という二つの動作を指示することとなり、時間がかかります。

Ctrl＋Wは、あくまで最後の一つだったとしても、「ブックのみ」閉じます。

なので、このように、「ブックはないもののExcelは開いている状態」を維持することができます。

この状態で新しいExcelを開いても、「ブックの立ち上げ」という動作のみを行うため、時間が短縮されます。

また、作業が早い人は、ブックを作成するときの見た目もわかりやすくするケースが多いです。

その代表が、表示/非表示ではなく、グループ化を用いるというものです。

Ctrl+9およびCtfl＋0で、選択しているセルを含む、行/列それぞれを非表示にできます。

非表示は確かに便利な機能です。ただ、一目見て「非表示にされている」と言うことがわかりにくく、使いにくいというデメリットがあります。

また、非表示にした行や列を再表示するショートカットは、あまり使いやすいものがありません。

そこで、Alt+Shft＋「→」を用いてグループ化をすることで、この問題を解消するという方法が考えられます。

グループ化すると、非表示の行や列のところに「＋」マークが現れるため、非表示になっていることがわかりやすくなります。

ちなみに、グループ化はAlt+Shft＋「左」で解除可能です。

最後に、Excel特有のかなり特殊なものとして、貼り付けオプションについて紹介します。

通常、Excelのセルがコピーされ、貼り付けされると、書式設定なども含めて、すべてコピーされてしまいます。

中に式が入っていればその式がそのままコピーされますし、罫線などの情報もそのまま使われます。

そこで、貼り付けの際に貼り付けオプションを呼び出して、例えば値だけを貼り付けしたり、式だけを貼り付けしたりということをすることで、こういった事象による弊害を回避することができます。

使い方は簡単で、貼り付けをする際にCtrl＋Alt＋Vを押して、次のような画面を呼び出し、指定したい貼り付けオプションに合わせてキーを押し、Enterを押すというだけです。

このように、ショートカットキーを駆使して、様々な機能を呼び出すことで、ワンランク上のショートカット術を身につけることができます。