こんにちは。ヒトツメです。
今日は、Excel関連の記事も10を超え、僕が仕事をするうえで重要視しているスキルも概ねかけてきたので、まとめも兼ねて、「この人はExcelを使える！」と思わせるたった4つの技について説明していきたいと思います。
その１：やりたいことを分解する
まず一つ目ですが、ズバリ、やりたいことを工程に分解するということです。
大抵、仕事をしていく中で、Excelを使う場合というのは、何らかのデータからほかのデータを作成するといった場合が大半です。入金データと債権一覧を使って入金突合データを作ったり、仕訳一覧から試算表を作ったり、といった具合です。
この時、データからデータを作るときにやっている作業を、次の7つの動作に分解してあげることが、何より重要です。
- 縦にデータを削る（特定の行だけ抜き出す）
- 横にデータを削る（特定の列だけ抜き出す）
- 新しい項目を作る
- 縦にデータを結合する
- 横にデータを結合する
仕訳一覧から試算表を作るときに、例えば売上部分だけを作ろうとすると、売上に関連する仕訳だけを取り出してあげる必要があります。あるいは、仕訳一覧から特定の月のデータだけを取り出してあげる必要があります。この時にやっていることは、１．の縦にデータを削るという作業です。
あるいは、入金突合データを作るときに、突合後の債権額が0円になった明細について、「突合済み」というフラグを立てることがあると思います。これは、３．の新しい項目を作る、に該当します。
このように、やらなければいけないことを分解して把握することで、何をしようとしているかが明確になり、効率的にステップを踏むことができます。
「Excelが使える」というと、関数を覚えていたり、場合によってはVBAが書けたりといったことを指すことがありますが、本質的には、自分が本当に何をしようとしているかをきちんと把握していることが大事です。
その２：新たな項目を作る
一つ目は概念的な話になってしまいまし型、二つ目は、上の5つの中の3つ目にあたる、新たな項目を作るという部分です。
文字列/数値の使い分けはもちろんのこと、どんな条件に基づいてどのように新しい項目を作るかということは正確にできなければなりません。この時にIFS関数やSWITCH関数など、場合によっては新しい関数を使って、ミスなく項目を作ることができれば、「この人はできる！」と思わせることができます。
あるいは、条件表を作って、後々に使う人のことを考えながら、新しい項目を作るステップを踏めば、さらにExcelを使いこなしている感が生まれます。
その３：二つのデータを横に結合する
また、5つの項目の5つ目、横にデータを結合することができれば一挙にできることの幅が広がります。
何らかの突合キーをベースにして、既存のデータベースの右側にほかのデータベースから項目を持ってくることで、一つのデータ単独では導き出せなかった結果を得ることができたりします。
先述の入金突合データの例は、まさしくその例に該当します。
この時、VLOOKUPやXLOOKUPを使うことで、効率的にデータの結合ができます。
また、次の記事の前半に記載している、配列の機能をうまく使うことで、関数が大量に入っていることで重くなりがちなExcelファイルを軽くすることも可能です。
その４：美しく集計する
最後に、このようにして作られた新たなデータを基に、美しく集計することができれば、おそらく望んでいるファイルはほぼすべて作り出すことができます。
慣れてくると、集計された後のデータをイメージしながら、必要なデータを抽出するために、①どのようなデータをもってきて、②どのような作業を実施し（先述の5つの区分に合わせた対応内容の確認）、③最終的にどのように集計するか、と、逆算しながら考えることができるようになります。
こうなれば、おそらく「会社で有数のExcel使い」になっていると思います。
重要なのは集計の仕方で、手で集計したり、集計用の枠を一つ一つ手書きするのではなく、関数や条件付き書式を使って、一発で集計データが作れるようになれば、完璧だと思います。
さいごに
「Excelができる」ということは、イコール関数を知っていることやVBAが書けるということではありません。実際、僕自身会社でもExcelはかなりつける方ですが、データベース系の関数やキューブ系の関数はさっぱりです。
VBAは多少触れますが、細かな宣言が必要なVBAより、Pythonの方が圧倒的に書きやすいと思っています。
重要なのは、自分の業務を効率化するための手順を、一つ一つ順を追って説明できるということです。
是非これらの4つの技を身に付けて、「Excelができる人」と思われるようになっていただきたいと思います。
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